as melhores dicas para usá-lo bem

O Google Docs é um serviço que tem o mérito de ser acessível a todos e ser extremamente fácil de usar. Mas mesmo que pareça básico, oferece uma série de recursos úteis para produtividade. Aqui estão apenas algumas dicas que podem ser úteis para você economizar tempo diariamente.

documentos Google

O Google Docs é uma plataforma de processamento de texto online muito popular. Ele fornece serviços de automação de escritório altamente solicitados gratuitamente aos usuários. Não há necessidade de comprar (ou recuperar mais ou menos legalmente) um pacote de software, a empresa de Mountain View nos oferece tudo isso em um prato, além de integração na nuvem e ferramentas para trabalho colaborativo.

Mas vamos ser sinceros, muitos de nós estão apenas arranhando a superfície do que o Google Docs é capaz, o que é muito mais profundo do que parece em termos de funcionalidade. É por isso que vamos descobrir juntos várias dicas para otimizar o uso do Google Docs e aumentar a produtividade. Para começar, você precisa fazer login na sua conta do Google.

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Ao trabalhar em conjunto em um documento, você pode modificar ou excluir o conteúdo diretamente ou adicionar um comentário quando perceber que algo deve ser corrigido. Mas nesta situação, há um recurso muito prático, mas muito pouco conhecido: o modo de sugestão. Para ativá-lo, basta clicar no ícone de lápis localizado abaixo do botão azul Compartilhar, localizado no canto superior direito. Você então tem a escolha entre Edição (padrão), Sugestão (a que nos interessa aqui) e Exibição (para obter uma melhor visão geral da aparência do documento).

Com a Sugestão, todas as alterações feitas são integradas sob outra cor no texto e sem excluir o conteúdo anterior. Os funcionários podem validar ou não as alterações com um simples clique de um botão. Uma opção essencial para o trabalho colaborativo. E com o comando Ctrl+Alt+O Onde Ctrl+Alt+U ou indo para Ferramentas > Revisar as alterações sugeridasvocê será redirecionado para as sugestões para validar ou invalidar.

tag gdocs

Outra função muito prática quando há várias pessoas trabalhando em um documento do Google Doc, a possibilidade de “marcar” uma ou mais pessoas em um comentário para chamar a atenção delas (receberão assim uma notificação). Para isso, basta selecionar a área desejada do documento, pressionar o botão adicionar comentário e digitar: “@ + endereço de e-mail da(s) pessoa(s) em questão”. Mais prático do que enviar um e-mail ou e mais confiável do que esperar que vejamos o seu comentário.

O Google Docs faz backup de documentos extensivamente e mantém várias versões ao longo do tempo. Assim, você pode recuperar o documento como estava há X horas ou X dias, porque você não aprova as alterações feitas desde então ou se o conteúdo foi excluído.

Para fazer isso, você deve ir para Arquivo < Histórico de versões > Exibir histórico de versões ou use o atalho de teclado Ctrl+Alt+Shift+H. Você também pode verificar quem fez quais alterações no documento com essa técnica.

Com um pequeno Ctrl+Shift+S ou indo para Ferramentas < Entrada de voz, você pode ditar seu texto em vez de digitá-lo. Em francês, nem tudo é perfeito em termos de reconhecimento de voz, tome cuidado para articular durante a dicção para não acabar com um texto muito diferente do que você falou. Pode solucionar problemas ou ser útil em determinadas situações, mas não devemos exigir muito dessa função no momento, que merece um estudo mais aprofundado para ser totalmente explorada.

Onde estão os modelos do Google Docs?

modelos gdocs

Ansiedade do lençol branco, falta de inspiração ou simplesmente quer economizar tempo? Ao criar seu novo documento, selecione De um modelo. O Google Docs oferece vários modelos que podem ser usados ​​como base para escrever seu documento. Existem alguns para diferentes tipos de conteúdo: CV, newsletter, brochura, receita culinária, notas de reunião, proposta de projeto, carta comercial, etc.

O Google Docs também permite editar imagens diretamente de sua interface. Continua básico, mas temos direito a opções muito práticas: alterar o tamanho, cortar, redimensionar, adicionar bordas, alterar a orientação… Clicando na imagem e depois em Opções de imagem na barra de menus, aparecem outras possibilidades.

Por exemplo, você pode escolher uma nova coloração ou ajustar a transparência, contraste e brilho. Não o suficiente para substituir uma ação mais avançada no Photoshop, mas adequado para pequenos retoques que exigiriam a abertura do Paint ou do editor do Windows de outra forma.

No Google Docs, é possível adicionar marcadores em um documento para encontrar rapidamente um conteúdo específico. Para isso, basta acessar o menu Inserção e selecione marca páginas. Um símbolo de marcador azul aparece no local desejado. Você também pode adicionar um link para localizar rapidamente parte do documento sem precisar rolar ou pesquisar palavras-chave.

O verificador ortográfico e gramatical no Google Docs às vezes pode ser útil para detectar um erro de digitação. Mas como é embaraçoso quando ele sublinha em vermelho uma palavra completamente correta que ele não entende. Se você sabe que vai repetir essa palavra desconhecida várias vezes, pode adicioná-la ao dicionário para que ele pare de considerá-la incorreta. Um clique com o botão direito após ter selecionado a palavra em questão e um clique em Adicionar “X” ao dicionárioe voilá.

atalhos gdoc

Uma opção muito prática para digitar rapidamente um caractere ou uma palavra que você precisa usar regularmente e que representa dificuldade na escrita, principalmente por causa do teclado. Encontre-se em Ferramentas < Preferências e vá para a seção Substituição automática.

Por padrão, já existem atalhos pré-programados: digite (c) para obter © por exemplo. Na coluna da esquerda Substituir, indique o que você deseja digitar. Na da direita Depreencha o que deseja ter e que substituirá os caracteres da primeira coluna.

Fontes Gdocs

Não se preocupe, tudo é feito diretamente no Google Docs, sem a necessidade de baixar e instalar novas fontes por conta própria. Por padrão no serviço, a escolha é bastante limitada por uma questão de clareza e para não perder usuários com uma infinidade de possibilidades.

Mas clicar na fonte em uso abre um menu com a opção Outras fontes. Clique e você só precisa escolher entre dezenas de fontes. Não hesite em usar os filtros para classificar e que o software oferece apenas sugestões que possam lhe interessar.

Você cometeu o mesmo erro várias vezes (falta de letra maiúscula em uma palavra, erro ortográfico do nome próprio, etc.) e não quer passar por todo o documento procurando por todos os erros? Não entre em pânico, existe uma ferramenta que vai te poupar muito tempo no Google Docs.

Entrar Editando então Localizar e substituir (ou use o comando Ctrl + H diretamente). Entre na caixa Pesquisar o termo que você deseja corrigir então na caixa Substituir com o novo termo corrigido. Você também pode decidir se deve ou não diferenciar maiúsculas de minúsculas. O software então encontra todos os termos desejados e você pode modificá-los todos de uma vez.

Você colou o conteúdo copiado de uma fonte externa e mancha com o resto do documento? Selecione-o e vá para Formatar > Remover formatação. O texto terá então a mesma forma que o resto do documento. Observe também que ao colar o texto, você pode fazer Ctrl+Shift+V em vez de Ctrl+V para colar sem a formatação original.

Outros cenários e outras ferramentas relacionadas à formatação. Clique em uma área do texto cuja formatação você goste, depois clique no ícone do rolo de pintura na barra abaixo do menu, entre o corretor ortográfico e o zoom. Em seguida, clique em outra parte do texto em um formato diferente e ele alterna automaticamente para a formatação da primeira área.

google docs manter

O GDocs também oferece integração com o Google Keep, o aplicativo de anotações da empresa de Mountain View. Sem sair do seu documento, você pode escrever texto no Google Keep, por exemplo, notas adesivas, o que talvez seja mais prático do que usar a seção de comentários, escrever diretamente no documento, em outro documento ou até mesmo enviar um e-mail para si mesmo. Para abrir o Keep, clique no ícone de lâmpada amarela no painel do lado direito, logo abaixo do Google Agenda.

explorador de documentos do google

Outra função suportada pelo Google Docs, a pesquisa na web. Não há necessidade de abrir uma guia no seu navegador, selecione um pedaço de texto e digite o comando Ctrl+Alt+Shift+I ou clique com o botão direito e escolha Explorar “X”. Uma coluna é aberta à direita com os resultados da Pesquisa Google com as categorias Web, Imagens e Drive. Uma pequena economia de tempo em vez de copiar e colar o documento na barra de pesquisa de outra guia.

O Google Drive não parece nada claro muito em breve quando você começa a criar muitos arquivos. Especialmente porque você também encontra na mesma interface todos os documentos que foram compartilhados via Drive, Docs ou mesmo Gmail. Em suma, torna-se um catch-all e é difícil encontrar o que precisamos, se necessário. Para se organizar, é melhor usar o sistema de pastas.

Para criar um, clique no botão Novo no Drive para casa e escolha Caso. Você pode então nomeá-lo e mover todos os arquivos relacionados a este tema para dentro. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Mudança. Quando seu documento já estiver aberto, basta clicar no ícone da pasta na parte superior (à direita do título e da estrela “Ativar rastreamento”) e escolher o diretório correto.

gdoc off-line

Ao contrário de outras soluções de escritório, como o Microsoft Office, o Google Docs requer um navegador de internet para funcionar. Mas não necessariamente para ter uma conexão! Quando estiver em um documento, vá para Arquivo > Disponibilizar offline. Isso pode ser aberto e editado sem acesso à Internet, as alterações serão salvas na nuvem assim que uma conexão estiver disponível novamente.

Para ativá-lo por padrão em todos os seus documentos, vá para a página inicial do Google Docs. Clique no ícone do menu no canto superior esquerdo, simbolizado por três barras horizontais e vá para Configurações. Você pode então optar por habilitar Offline.

Aqui estão as dicas para dominar o Google Docs da melhor maneira possível. Se você conhece algum outro, sinta-se à vontade para compartilhá-lo na seção de comentários.

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